Kaip teisingai išrašyti sąskaitą faktūrą?
Nuotrauka: Free-Photos, Pixabay
„Neseniai pradėjau dirbti kaip laisvai samdoma specialistė. Netrukus baigsiu vykdyti savo pirmąjį užsakymą ir turėsiu išrašyti sąskaitą faktūrą. Kokią informaciją turėčiau joje pateikti?“, – klausia mūsų klientė Rita.
Jei ir jūs, kaip ir Rita, neseniai tapote laisvai samdomu specialistu ar pradėjote savo verslą JK, kviečiame skaityti šį „Right Accounts“ straipsnį, kuriame pateiksime kelis patarimus, kurie pravers išrašant sąskaitas faktūras.
Informacija, kurią turite įtraukti į sąskaitą faktūrą
Į sąskaitą faktūrą turite įtraukti tokią informaciją:
- įmonės pavadinimą, adresą ir kontaktinius duomenis (telefono numerį ir el.pašto adresą)
- unikalų sąskaitos faktūros numerį. Vienas numeris gali būti priskirtas tik vienai konkrečiai sąskaitai faktūrai
- kliento vardą ir adresą bei vardą ir pareigas žmogaus, kuris pateikė užsakymą
- konkrečią informaciją apie parduotas prekes arba paslaugas
- užsakymo pateikimo datą
- sąskaitos faktūros išrašymo datą
- kainą
Tiesa, jei turite ribotos atsakomybės bendrovę, tuomet į sąskaitą faktūrą privalote įtraukti:
- įmonės pavadinimą
- jos registracijos numerį
- registracijos adresą ir JK dalį, kurioje yra registruota įmonė (pvz., Anglija, Velsas, Škotija, t.t.)
- prekybinį pavadinimą (angl. trading name), jei tokį naudojate
Užsakymo kaina
Sąskaitoje faktūroje nurodant kainą, ją reikia detalizuoti. Jei klientas pirko įvairias paslaugas ir prekes, galutinė kaina turi būti išskirstyta, nurodant kiek kainavo kiekviena prekė arba paslauga.
Jei klientui suteikėte nuolaidą, tai taip pat turi būti pažymėta sąskaitoje faktūroje.
Tiesioginis apmokėjimas
Jei sutariate dėl tiesioginio apmokėjimo į jūsų banko sąskaitą, tuomet į sąskaitą faktūrą taip pat turite įtraukti banko sąskaitos detales:
- banko pavadinimą
- sąskaitos pavadinimą
- sąskaitos numerį
- banko identifikavimo kodą (angl. sort code)
Jei esate registruotas kaip PVM mokėtojas
Jei esate registruotas kaip PVM mokėtojas, tuomet
- į sąskaitą faktūrą turite įtraukti PVM registracijos numerį
- PVM mokestį ir tarifą turite nurodyti prie kiekvienos prekės (jei visoms prekėms buvo taikomas toks pats PVM, tuomet pakaks nurodyti bendrą sumą ir taikomą PVM tarifą)
- turite nurodyt grynąją prekės vieneto kainą, pirktą kiekį, PVM tarifą, visą mokėtiną sumą, pritaikytą nuolaidą ir pilną taikomą PVM sumą
Apmokėjimo terminas
Į sąskaitą faktūrą įtraukite ir informaciją apie apmokėjimą. Tai padaryti galite tiesiog trumpai įrašę esminę apmokėjimo informaciją, pavyzdžiui „Sąskaitą apmokėti per 30 dienų“.
Galite prašyti sąskaitą apmokėti ir greičiau nei per 30 dienų, tačiau tokia sąlyga turi būti nurodyta apmokėjimo sąlygų dokumente (angl. Terms and conditions). Jei toks pakeitimas nebus nurodytas, tuomet galios tradicinis 30 dienų terminas nuo sąskaitos faktūros išrašymo datos. Maksimalus apmokėjimo terminas - 60 dienų.
Norint apsaugoti savo interesus, visuomet reikėtų turėti ir atskirą apmokėjimo sąlygų dokumentą, su kuriuo pirkėjas turėtų susipažinti ir patvirtinti dar prieš sudarant sandorį. Sąlygose turėtų būti nurodytas apmokėjimo terminas, kas nutinka, jei sąskaita nėra laiku apmokama, kokios sąlygos galioja vėluojant apmokėti ir pan.
Žodis „sąskaita“ turi būti parašytas ant dokumento
- Angliškai sąskaita faktūra yra „Invoice“ ir šiuo žodžiu būtinai turi būti pažymėtas dokumentas, kuriuo prašote apmokėjimo.
- Žodį rašykite didelėmis raidėmis dokumento viršuje.
- Nepersistenkite su dizainu, svarbiausia – aiškumas.
Sąskaitų numeravimo sistema
Svarstant, kokią sąskaitų numeravimo sistemą taikyti, patartina rinktis kuo paprastesnę, pavyzdžiui, iš eilės einančių numerių seką.
Tiesa, jei klientas jums pateikia pirkimo užsakymo numerį, turite įtraukti ir jį.